Is mijn factuur correct? De controles van 2026

Wat de tool controleert

Zes groepen controles, toegepast in de volgorde waarin een boekhouder een factuur naleest. Elke afwijking wordt uitgelegd met de geldende regel en een link naar de bron.

Voorbeeld: op de fictieve factuur in de tool (“Een voorbeeld bekijken”) vindt Indexo 1 afwijking en 1 punt om na te kijken. De afwijking: de btw tegen 21 % op € 1.450,00 wordt er gefactureerd als € 305,50 in plaats van € 304,50. Het punt om na te kijken: een hotelovernachting tegen 6 %, terwijl logies sinds 1 maart 2026 onder het tarief van 12 % valt.

De verplichte vermeldingen op een factuur

Het Btw-wetboek (artikel 53, § 2) verplicht elke btw-plichtige om zijn leveringen en diensten aan ondernemingen te factureren; het koninklijk besluit nr. 1 (artikel 5) somt op wat de factuur moet bevatten:

• Datum van uitreiking.
• Uniek nummer, in een doorlopende reeks.
• Naam, adres en btw-nummer van de leverancier.
• Naam en adres van de klant, en zijn btw-nummer als hij btw-plichtig is.
• Datum van de levering of de dienst, als die verschilt van de factuurdatum.
• Hoeveelheid en aard van de goederen, omvang en aard van de diensten.
• Eenheidsprijs zonder btw en eventuele kortingen.
• Maatstaf van heffing per tarief, toegepast tarief en bedrag van de btw.
• Bij vrijstelling of verlegging van heffing, de vermelding die de reden aangeeft.
• Bedrag van de btw in euro, als de factuur in een andere munt is opgesteld.

In bepaalde gevallen legt de Europese btw-richtlijn, die KB nr. 1 overneemt, een extra vermelding op:

• “Verlegging van heffing” wanneer de klant de btw verschuldigd is.
• De verwijzing naar de bepaling die de handeling vrijstelt, of een andere vermelding van de vrijstelling.
• “Autofacturatie” wanneer de klant de factuur opmaakt in plaats van de leverancier.
• Het bedrag van de btw in de nationale munt (de euro in België), als de factuur in een andere munt is opgesteld.

Een creditnota verwijst bovendien naar de factuur die ze verbetert. Een factuur van een leverancier in de vrijstellingsregeling bevat een vermelding die uitlegt waarom er geen btw op staat.

De btw-tarieven in 2026

België past een normaal tarief van 21 % toe, twee verlaagde tarieven van 12 en 6 %, en een nultarief voor enkele goederen die de wet bepaalt. Sinds 1 maart 2026 zijn hotels en campings van 6 naar 12 % gegaan, en pesticiden van 12 naar 21 %: de tool signaleert dat op een factuur die na die wijziging is gedateerd.

Een handeling zonder btw is niet “tegen 0 %”: het gaat om een vrijstelling (arts, onderwijs…), een verlegging van heffing, een levering aan een klant in een ander land van de Unie of een uitvoer. De factuur zegt dat dan met een vermelding, en de tool controleert of die erop staat.

Verlegging van heffing, intracommunautair, vrijstellingsregeling: de bijzondere vermeldingen

Verlegging van heffing

Bij werk in onroerende staat gefactureerd aan een btw-plichtige onderneming die btw-aangiften indient, rekent de leverancier geen btw aan: de klant geeft ze aan (medecontractant, in het Frans “cocontractant”). De factuur bevat de vermelding “Verlegging van heffing” en het btw-nummer van de klant; op een Belgische elektronische factuur raadt de FOD Financiën de volledige vermelding aan:

Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.

Intracommunautaire levering of dienst

Een Belgische onderneming die verkoopt aan een onderneming in een ander land van de Unie die voor btw is geïdentificeerd, factureert in de regel zonder btw: de factuur vermeldt de vrijstelling en het btw-nummer van de klant. De tool controleert dat dit nummer niet Belgisch is en dat de datum en het land van levering vermeld zijn.

Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Een kleine onderneming waarvan de omzet niet hoger is dan € 25.000 zonder btw per jaar, kan kiezen voor de vrijstellingsregeling: ze factureert geen btw en recupereert ze niet. Haar factuur vermeldt de vrijstellingsregeling. Een overschrijding van minder dan 10 % wordt getolereerd tot het einde van het jaar; daarboven is btw verschuldigd vanaf de factuur waarmee de drempel wordt overschreden.

IBAN, ondernemingsnummer, mededeling: de controlecijfers

Drie nummers op een factuur worden gecontroleerd met een berekening “modulo 97”. Een tikfout wordt daarbij bijna altijd ontdekt, wat een overschrijving naar een verkeerde rekening voorkomt.

• Belgische IBAN: BE, twee controlecijfers en 12 cijfers, samen 16 tekens. De eerste vier tekens gaan naar het einde, de letters worden vervangen door getallen (B = 11, E = 14), en de rest van de deling door 97 moet 1 zijn. Voorbeeld uit het IBAN-register: BE68 5390 0754 7034.
• Ondernemingsnummer (KBO): 10 cijfers, beginnend met 0 of 1; de laatste twee zijn 97 min de rest van de deling van de eerste acht door 97. Het Belgische btw-nummer is BE gevolgd door dit nummer.
• Gestructureerde mededeling: 12 cijfers, weergegeven als +++123/4567/89012+++; de laatste twee zijn de rest van de deling van de eerste tien door 97 (97 als die rest 0 is). Voorbeeld: +++010/8068/17183+++.

Een geldig nummer is niet noodzakelijk het juiste: twijfelt u over een IBAN, bel de leverancier dan op een nummer dat u al kent, nooit op dat van de factuur. Het Europese VIES-register bevestigt of een btw-nummer actief is.

Elektronische factuur: wat er verandert sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 moet een btw-plichtige onderneming die in België gevestigd is en een andere btw-plichtige onderneming in België factureert, een gestructureerde elektronische factuur uitreiken (formaat Peppol BIS Billing 3.0, conform de Europese norm EN 16931), verstuurd via het Peppol-netwerk. De tolerantieperiode is afgelopen; de voorziene boetes bedragen € 1.500 de eerste keer, € 3.000 de tweede keer en € 5.000 daarna.

Dit XML-bestand bevat alle gegevens van de factuur, waardoor ze automatisch kan worden gecontroleerd. Vaak bevat het ook een leesbare pdf-kopie: de tool laat u die openen, maar controleert de gestructureerde gegevens, die rechtsgeldig zijn. Facturen aan particulieren mogen op papier of als pdf blijven.

Wat als de factuur een fout bevat?

Verbeter een factuur nooit zelf. Vraag de leverancier om een creditnota die de foute factuur (of het foute deel) annuleert, en daarna een nieuwe factuur. De knop “Openen in mijn e-mailprogramma” van de tool bereidt dat bericht voor met de lijst van afwijkingen: u leest het na en verstuurt het zelf. Is de factuur al betaald, dan geldt de creditnota als terugbetaling of wordt ze afgetrokken van de volgende factuur.

Voor de btw mag u alleen de btw van een correcte factuur aftrekken. Laat twijfelachtige facturen verbeteren voordat u uw btw-aangifte voorbereidt.

Veelgestelde vragen

En nu?

• Mijn btw-aangifte voorbereidenUw verkoop- en aankoopfacturen ingedeeld in de roosters van de periode.
• Hoeveel opzijzetten?Op elke ontvangen euro, het deel voor btw, bijdragen en belasting.
• Welk tarief aanrekenen?Het uur- en dagtarief dat het netto oplevert dat u wilt halen.
• Sociale bijdragenTarieven, minimum en maximum, en uw driemaandelijkse bijdragen.