Een factuur maken: gratis, conform, zonder registratie

Belgische zakelijke klant: de factuur verloopt via Peppol

Sinds 1 januari 2026 moet een factuur aan een in België gevestigde onderneming als gestructureerde elektronische factuur worden verstuurd, via het Peppol-netwerk, ook door ondernemingen in de vrijstellingsregeling. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. De geplande boetes bedragen € 1.500, daarna € 3.000, daarna € 5.000.

Indexo maakt het Peppol-bestand (UBL-formaat, Peppol BIS Billing 3.0) en controleert het met de controles van Een factuur controleren. Indexo verstuurt het niet: u hebt een Peppol-toegangspunt nodig, meestal uw facturatie- of boekhoudsoftware, die het importeren van een UBL-bestand aanvaardt. Het gratis platform Hermes van de FOD Financiën is stopgezet: vergelijk de formules van de aanbieders.

Voor een particuliere klant of een klant in het buitenland blijft de pdf de regel.

Via Peppol verzenden in drie stappen

1. Controleer of uw klant op Peppol staat: zijn Peppol-adres is zijn ondernemingsnummer (0208 gevolgd door de 10 cijfers). De tool opent de openbare Peppol-directory met dat nummer.
2. Download het Peppol-bestand van de factuur: Indexo maakt en controleert het.
3. Importeer het in uw Peppol-toegangspunt en markeer de factuur daarna als ‘verzonden via Peppol’: de tool houdt bij wat nog verzonden moet worden.

Nog geen toegangspunt?

• Vraag het eerst aan uw boekhouder: veel boekhoudprogramma’s zijn al met Peppol verbonden, vaak via een eenvoudige update.
• Platformen voor zelfstandigen laten u Peppol-facturen verzenden en ontvangen zonder volledige boekhouding, vanaf enkele euro’s per maand. Vergelijk de prijs, de import van een UBL-bestand, de ontvangst van facturen en de hulp in het Nederlands of het Frans.
• Een abonnement op software voor elektronische facturatie is aftrekbaar tegen 120 % tot 31 december 2027, voor zelfstandigen en kleine vennootschappen (volgens Accountable: controleer de voorwaarden met uw boekhouder).
• U moet ook Peppol-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen: uw toegangspunt zorgt daarvoor.

Indexo is geen Peppol-toegangspunt en verzendt uw facturen niet: een toegangspunt moet erkend zijn en via een server werken, wat ingaat tegen het principe van Indexo (niets verlaat uw browser).

De verplichte vermeldingen

Een Belgische factuur vermeldt minstens (artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 met betrekking tot de btw):

• de uitreikingsdatum en een uniek nummer, in een doorlopende reeks, zonder onderbreking;
• de naam, het adres en het btw-nummer (of ondernemingsnummer) van de leverancier;
• de naam en het adres van de klant, en zijn btw-nummer als hij btw-plichtig is;
• de datum van de levering of de dienst, als die verschilt van de factuurdatum;
• de omschrijving en de hoeveelheid van wat verkocht wordt, de eenheidsprijs zonder btw;
• per tarief: de maatstaf van heffing, het tarief en het btw-bedrag;
• de vermelding die een factuur zonder btw verklaart: vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, verlegging van heffing of vrijstelling.

Indexo vult die vermeldingen voor u in en meldt wat ontbreekt voordat u de factuur opslaat.

Zonder btw: vrijstellingsregeling, vrijstelling, verlegging van heffing

• Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (minder dan € 25.000 omzet per jaar): geen btw, en de vermelding “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”. U behoudt een btw-nummer.
• Vrijstelling van artikel 44 (zorg, onderwijs, bepaalde culturele of sociale activiteiten): geen btw, met de vermelding van de vrijstelling.
• Verlegging van heffing: voor werk in onroerende staat gefactureerd aan een geregistreerde Belgische aannemer, of voor een dienst aan een onderneming uit een ander land van de Europese Unie, is de btw verschuldigd door de klant; de factuur vermeldt “Verlegging van heffing” en zijn btw-nummer.
• Klant buiten de Europese Unie: in het algemeen geen Belgische btw op een dienst aan een onderneming. Er zijn veel bijzondere gevallen: controleer dit met uw boekhouder.

Sneller betaald worden

Elke factuur krijgt een gestructureerde mededeling (+++…+++), berekend op basis van haar nummer, en een QR-code voor betaling: uw klant scant die met zijn bankapp en de overschrijving is vooraf ingevuld (bedrag, IBAN, mededeling). De code volgt de Europese EPC-norm voor SEPA-overschrijvingen.

Veelgestelde vragen

En nu?

• Mijn boekhoudingUitgaven, bank, btw en resultaat, in dezelfde ruimte.
• Een factuur controlerenVermeldingen, berekeningen, btw en Peppol van een ontvangen of verzonden factuur.
• Btw-aangifteDe roosters van uw aangifte, op basis van uw facturen.
• Zelfstandige in bijberoepWat u overhoudt, en hoever u kunt gaan zonder btw.
• Welk tarief aanrekenen?Het tarief dat het netto oplevert dat u wilt halen.