Vzw · Vereenvoudigde boekhouding

De jaarrekening van mijn vzw, van A tot Z

Bijgewerkt op 23 oktober 2026

Voor een vzw met een vereenvoudigde boekhouding: het boek van het jaar, de staat van ontvangsten en uitgaven, de staat van het vermogen, de begroting, de notulen van de vergadering en dan de rekeningen afgedrukt volgens het wettelijke schema, klaar om te ondertekenen en neer te leggen bij de griffie.

U importeert het afschrift van uw bank of u voert elke lijn in; Indexo begeleidt u stap voor stap. Alles blijft in uw browser: er wordt niets verstuurd.

Uw rekeningen, in zes stappen

Voor welke vzw?

Voor een vzw die niet meer dan één van deze drempels overschrijdt: 5 werknemers in voltijdse equivalenten, € 391.000 aan ontvangsten (zonder btw en zonder uitzonderlijke ontvangsten), € 1.562.000 aan bezittingen, € 1.562.000 aan schulden. Ze mag een vereenvoudigde boekhouding voeren: één boek waarin elke ontvangst en elke uitgave per datum wordt ingeschreven, en een jaarrekening volgens een kort schema. Daarboven voert de vzw een dubbele boekhouding en legt ze haar jaarrekening neer bij de Nationale Bank: deze tool is dan niet geschikt.

Wat de rekeningen bevatten

De rekeningen van een vzw met een vereenvoudigde boekhouding bestaan uit de staat van ontvangsten en uitgaven en een toelichting; ze vormen één geheel, in euro, zonder decimalen, en volgen het schema van bijlage 8 bij het koninklijk besluit tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Ontvangsten en uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.

De staat van ontvangsten en uitgaven

Die volgt rechtstreeks uit het boek. Uitgaven:

Goederen: wat de vzw koopt om door te verkopen of te verwerken: drank voor de bar, maaltijden, artikelen van een winkel.
Bezoldigingen: nettolonen, RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing betaald voor het personeel.
Diensten en diverse goederen: huur, energie, verzekeringen, telefoon, benodigdheden, bankkosten, erelonen, verplaatsingen, vergoedingen.
Andere uitgaven: aankopen van duurzaam materiaal, aflossingen van leningen, belastingen en taksen, en alles wat nergens anders thuishoort.

Ontvangsten:

Lidgelden: de lidgelden van de leden.
Schenkingen en legaten: de ontvangen giften, in geld, en de legaten.
Subsidies: de subsidies van de gemeente, het gewest, de gemeenschap of de federale overheid.
Andere ontvangsten: verkopen, inkomgelden, verhuringen, intresten, ontvangen leningen, en alles wat nergens anders thuishoort.

De voorbeelden bij elke categorie zijn voorstellen van Indexo: het schema geeft alleen de benamingen.

De toelichting

De samenvatting van de waarderingsregels: de bezittingen worden gewaardeerd tegen hun aanschaffingswaarde, en de regels blijven van jaar tot jaar dezelfde.
De aanpassing van de waarderingsregels, als een regel verandert, met de verantwoording.
De bijkomende inlichtingen.
De staat van het vermogen op de afsluitingsdatum, op basis van de inventaris: bezittingen (onroerende goederen, machines, installaties en uitrusting, meubilair en rollend materieel, voorraden, vorderingen, geldbeleggingen, liquide middelen, andere activa), schulden (financiële schulden, schulden ten aanzien van leveranciers, schulden ten aanzien van leden, schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten, andere schulden), rechten (beloofde subsidies, beloofde schenkingen, andere rechten) en verplichtingen (hypotheken en hypotheekbeloften, gegeven waarborgen, andere verbintenissen).
De belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven.

De begroting van het volgende boekjaar wordt samen met de rekeningen aan de algemene vergadering voorgelegd, zonder opgelegde vorm. Ze wordt niet neergelegd bij de griffie.

De rekeningen neerleggen bij de griffie

Na de vergadering: de rekeningen en de begroting worden uiterlijk 6 maanden na de afsluiting goedgekeurd.
Op papier: wit, A4-formaat, alleen aan de voorkant beschreven, in het zwart, in één taal, met een witte strook van minstens 20 mm bovenaan elke bladzijde. Bovenaan: de volledige naam, de rechtsvorm, het juiste adres van de zetel en het ondernemingsnummer.
Met de hand ondertekend door de personen die de vzw mogen vertegenwoordigen, met hun naam en hoedanigheid.
Neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel, binnen 30 dagen na de vergadering. De neerlegging is gratis; er is geen formulier, geen bekendmaking in het Belgisch Staatsblad en geen formaliteit bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. De griffie controleert de identiteit van wie neerlegt: neem uw identiteitskaart mee.
Eén of twee exemplaren? Het Belgisch Staatsblad (2024) spreekt van één exemplaar, de omzendbrief van de minister van Justitie (2023) van twee: breng er twee mee en vraag een ontvangstbewijs.

Per post? Het koninklijk besluit tot uitvoering van het Wetboek voorziet in de afgifte bij de griffie; verzending per post is er voorbehouden aan stukken die worden bekendgemaakt, wat voor deze rekeningen niet het geval is. Gidsen voor verenigingen schrijven dat verzending per post gebeurt; geen enkele griffie bevestigt dat op haar website. Bel uw griffie voor u iets opstuurt.

Online? Nog niet: het platform JustAct van de FOD Justitie, geopend in juni 2026, is niet bedoeld voor de jaarrekening. Een aangekondigde hervorming zou deze neerlegging naar de Nationale Bank verplaatsen, gratis voor kleine vzw’s; ze is niet van kracht.

De griffies voor rechtspersonen

De bevoegde griffie is die van de ondernemingsrechtbank (en haar afdeling) waaronder de zetel van de vzw valt. De tool ‘territoriale bevoegdheid’ van de FOD Justitie zoekt ze op basis van het adres; hij noemt zichzelf zuiver indicatief. Veel griffies zijn alleen ’s ochtends open. In Brussel is er een Franstalige en een Nederlandstalige rechtbank: Indexo heeft geen tekst gevonden die zegt welke de rekeningen van uw vzw ontvangt; stel de vraag aan een van beide.

Adressen en uren overgenomen van de website van Hoven en rechtbanken op 23 oktober 2026: controleer ze voor u zich verplaatst.
Griffie	Adres	Uren	Telefoon
Brussel · Franstalige ondernemingsrechtbank · Griffie rechtspersonen	Avenue du Pont de Luttre 74, 1190 Forest	werkdagen, van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 03 36
Brussel · Nederlandstalige ondernemingsrechtbank · Dienst rechtspersonen en vzw’s	Luttrebruglaan 74, 1190 Vorst	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 03 37
Waals-Brabant (Nijvel) · Griffie rechtspersonen	Rue Clarisse 115, 1400 Nivelles	’s ochtends, van 8.30 tot 12.30 uur	067 28 39 10
Luik (afdeling Luik) · Register van rechtspersonen	Place Saint-Lambert 30/003 (Palais de justice, annexe sud), 4000 Liège	gesloten op dinsdag-, woensdag- en vrijdagnamiddag	02 682 07 74
Luik (afdeling Hoei) · Register van rechtspersonen, in Luik	Place Saint-Lambert 30/003, 4000 Liège		02 682 07 66
Luik (afdeling Verviers) · Register van rechtspersonen	Rue du Tribunal 4, 4800 Verviers	van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16 uur	02 682 03 28
Luik (afdeling Namen) · Register van rechtspersonen	Rue Général Michel 10, 5000 Namur	gesloten op maandag- en vrijdagnamiddag	02 682 04 27
Luik (afdeling Dinant) · Griffie	Rue Arthur Defoin 215B, 5500 Dinant	gesloten op dinsdagnamiddag	082 21 14 00
Luik (afdelingen Aarlen, Marche-en-Famenne, Neufchâteau) · Register van rechtspersonen, in Aarlen	Place Schalbert, bâtiment A, 6700 Arlon		063 21 45 80
Henegouwen (afdeling Charleroi) · Griffie rechtspersonen	Boulevard A. de Fontaine 10, 6000 Charleroi	van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16 uur	071 27 92 04
Henegouwen (afdeling Bergen) · Griffie rechtspersonen	Rue des Droits de l’Homme 1, 7000 Mons	van 8.30 tot 12.30 uur	065 37 91 31
Henegouwen (afdeling Doornik) · Griffie rechtspersonen	Rue du Château 47, 7500 Tournai		02 682 03 01
Eupen · Duitstalige ondernemingsrechtbank	Rathausplatz 4, 4700 Eupen	van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16 uur	02 682 08 45
Antwerpen (afdeling Antwerpen) · Dienst rechtspersonen	Bolivarplaats 20 bus 7, 2000 Antwerpen	van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.30 tot 16 uur	02 682 05 28
Antwerpen (afdeling Hasselt) · Dienst rechtspersonen en vzw’s	Parklaan 25/6, 3500 Hasselt		02 682 07 93
Antwerpen (afdeling Mechelen) · Dienst rechtspersonen	Voochtstraat 7, 2800 Mechelen		02 682 07 23
Antwerpen (afdeling Tongeren-Borgloon) · Dienst rechtspersonen	Kielenstraat 22, 3700 Tongeren-Borgloon		012 39 97 12
Antwerpen (afdeling Turnhout) · Dienst rechtspersonen en vzw’s	Wezenstraat 7, 2300 Turnhout		02 682 17 64
Leuven · Dienst rechtspersonen en vzw’s	Vaartstraat 5, 3000 Leuven	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 15 23
Gent (afdeling Brugge) · Dienst rechtspersonen	Kazernevest 3, 8000 Brugge	van 8.30 tot 12.30 uur	050 47 30 40
Gent (afdeling Dendermonde) · Dienst rechtspersonen	Noordlaan 31/1, 9200 Dendermonde	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 06 81
Gent (afdeling Gent) · Dienst rechtspersonen	Opgeëistenlaan 401/E, 9000 Gent	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 01 58
Gent (afdeling Ieper) · Dienst rechtspersonen	Grote Markt 1, 8900 Ieper	van 8.30 tot 12.30 uur
Gent (afdeling Kortrijk) · Dienst rechtspersonen	Beheerstraat 41, 8500 Kortrijk	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 17 31
Gent (afdeling Oostende) · Dienst rechtspersonen	Canadaplein 1, 8400 Oostende		059 55 36 46
Gent (afdeling Oudenaarde) · Dienst rechtspersonen	Bekstraat 14, 9700 Oudenaarde	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 05 12
Gent (afdeling Veurne) · Dienst rechtspersonen	Peter Benoitlaan 2, 8630 Veurne	van 8.30 tot 12.30 uur	02 682 17 18

Wat u moet bewaren

Het boek wordt in het origineel zeven jaar bewaard, vanaf 1 januari na de afsluiting; de verantwoordingsstukken (uittreksels, facturen, kasbonnen, ontvangstbewijzen) ook zeven jaar. De notulen van de vergadering worden op de zetel bewaard, bij de andere. Denk er ook aan elk jaar de gegevens in het UBO-register te bevestigen in MyMinfin.

Veelgestelde vragen

Is een boekhouder nodig voor de rekeningen van een kleine vzw?

Nee. Geen enkele regel verplicht dat voor een vzw met een vereenvoudigde boekhouding. Het boek moet zonder achterstand worden bijgehouden, de stukken bewaard, bij de afsluiting een inventaris opgemaakt en de rekeningen opgesteld volgens het wettelijke schema.

Worden de begroting en de notulen samen met de rekeningen neergelegd?

Nee. De omzendbrief van de minister van Justitie preciseert dat deze neerlegging, naast het neerleggen van een getypt of gedrukt document, geen enkele andere formaliteit vraagt. De begroting en de notulen worden op de zetel bewaard.

Mag u de rekeningen per post versturen?

De regel is de afgifte bij de griffie. Verzending per post is voorzien voor stukken die worden bekendgemaakt, wat voor de vereenvoudigde rekeningen niet het geval is. Sommige griffies aanvaarden het in de praktijk: vraag het aan de uwe.

Wat met de aankoop van materiaal, zoals een computer?

In de staat van ontvangsten en uitgaven telt die als een uitgave van het jaar van de betaling. In de staat van het vermogen staat die bij de bezittingen, tegen de aanschaffingswaarde, elk jaar verminderd met een waardecorrectie (afschrijving) die in de waarderingsregels wordt uitgelegd.

Is geld afhalen voor de kas een uitgave?

Nee: het geld gaat van de bank naar de kas. Klasseer het als ‘interne verrichting’; het staat niet bij de ontvangsten en niet bij de uitgaven.

En nu?

Mijn jaareinde voorbereidenAlle stappen van het jaareinde, met uw data.
De verplichtingen van een vzwDe grootte van de vzw en de kalender van het jaar.
VermogenstaksHet bedrag en de aangifte van elk jaar.

De hele rubriek vzw

Vrijwilligers en medewerkers

Geld en verplichtingen

Ook nuttig

Naar de rubriek vzw →

Bronnen

Parameters van kracht op 1 oktober 2026. Elke parameter verwijst naar zijn bron, de officiële als die bestaat; een secundaire bron wordt als zodanig aangeduid.

Bijlage 8 bij het KB tot uitvoering van het WVV: schema van de jaarrekening van verenigingen met een vereenvoudigde boekhouding (gecoördineerde tekst, 18 juni 2025), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Bijlage 8 bij het KB tot uitvoering van het WVV: schema van de vereenvoudigde jaarrekening (gecoördineerde tekst, 18 juni 2025), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV, art. 3 :177 (euro zonder decimalen, de staat en de toelichting vormen één geheel), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV, art. 3 :178 tot 3 :180 (waarderingsregels, aanschaffingswaarde), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV, art. 3 :181 tot 3 :185 (staat van ontvangsten en uitgaven, staat van het vermogen, geen compensatie), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Wetboek van vennootschappen en verenigingen, art. 3 :47 (rekeningen, begroting, vergadering binnen zes maanden, drempels), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Advies 2020/05: verenigingen met een vereenvoudigde boekhouding, waarderingsregels (22 april 2020), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Advies 2019/12: groottecriteria, schema van de rekeningen, begroting (bijgewerkt op 9 september 2026), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit van 21 oktober 2018, art. 6 en 8 (enig boek, zeven jaar bewaren), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Wetboek van economisch recht, art. III.86 (verantwoordingsstukken, zeven jaar), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV, art. 1 :9 (A4-papier, voorkant, witte strook van 20 mm, handtekening, vermeldingen bovenaan), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV, art. 1 :10 (neerlegging door afgifte bij de griffie; post voor bekendgemaakte stukken), Commissie voor Boekhoudkundige Normen.
Openbaarmaking van de akten en stukken van vennootschappen, verenigingen en stichtingen, afdeling XI.6 (Belgisch Staatsblad van 23 oktober 2023), FOD Justitie (omzendbrief van de minister).
Verenigingen en stichtingen: gebruik van de formulieren (2024): neerlegging van de jaarrekening gratis, één exemplaar, Belgisch Staatsblad (FOD Justitie).
Advies 25-013: bekendmaking van de jaarrekening van een zeer kleine vzw (20 mei 2025), ICCI (secundaire bron).
Ondernemingsrechtbanken: afdelingen, griffies rechtspersonen, adressen en openingsuren (geraadpleegd op 23 oktober 2026), Hoven en rechtbanken.
Territoriale bevoegdheid: de bevoegde rechtbank vinden (indicatieve tool), FOD Justitie.
Digitalisering voor vzw’s: wat komt eraan? (7 avril 2026), Vereniginginfo (secundaire bron).
De jaarrekeningen van zeer kleine vzw’s worden nauwelijks bekendgemaakt en blijven weinig nauwkeurig (10 oktober 2024), IBR (secundaire bron).